Wie verwalte ich Faktura-Mandanten?

Sie möchten mehrere GmbHs oder verschiedene rechtliche Einheiten verwalten? Kein Problem! Deals & Projects bietet Ihnen die Möglichkeit einer Mandantenverwaltung mit eigenen getrennten Nummernkreisen. Somit können Sie innerhalb eines Accounts beliebig viele Mandanten einrichten. Für jede rechtliche Einheit in einem Account legen Sie einen Mandanten an.

Hinweis: Das Einrichten der Mandanten erfordert Administrationsrechte!

Tipp: Auch für Auswertungen in der Auftragsliste kann nach Mandanten unterschieden werden.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Mandanten in Deals & Projects einrichten.

 

Einrichtung der Mandanten

  1. Rufen Sie folgende URL auf: https://my.dealsandprojects.com/Next/List/Client

  2. Neuen Mandanten anlegen
    Klicken Sie unten rechts auf den roten Plus-Button, um einen neuen Mandanten anzulegen. 
     
  3. Neuen Mandanten eintragen
    Geben Sie den Namen Ihres Mandanten ein. Bei Kürzel (Präfix) können Sie zusätzlich eine Kurzbezeichnung eintragen. Des Weiteren können Sie an dieser Stelle Ihre Standard Angebots- und Rechnungsvorlage (falls vorhanden) auswählen. Nummernkreise können Sie an dieser Stelle erst einstellen, nachdem Sie den Mandanten angelegt haben. Klicken Sie auf Anlegen, um den Vorgang abzuschließen.


     
  4. Stammdaten der Mandanten eintragen
    Klicken Sie rechts auf das Kontextmenü des jeweiligen Mandanten und wählen Stammdaten bearbeiten aus. Hier können Sie die Stammdaten bestehend aus Adresse, Kommunikationsdaten, Rechtliches und Bankverbindung eintragen.



     

Bearbeiten und Löschen von Mandanten

  1. Mandantenliste öffnen
    Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen. Wählen Sie bei Stammdaten Mandanten aus. 
     
  2. Bearbeiten von Mandanten und Nummernkreis anpassen
    Klicken Sie auf den gewünschten Mandanten, um Änderungen vorzunehmen. An dieser Stelle können Sie nun die automatisch generierten Nummernkreise pro Mandant individuell anpassen. Klicken Sie hierfür beim entsprechenden Auftrag auf Anpassen.



    Ihre individuell festgelegte Auftragsnummer kann sich aus drei Positionen zusammensetzen: Dem Präfix, einer Zahl und dem Suffix.

    > Präfix: Als Platzhalter können Sie hier das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen. 

    > Zählerstellen: Hinterlegen Sie hier aus wievielen Stellen die fortlaufende eindeutig identifizierbare Nummer bestehen soll. Stellen Sie z.B. 3 Stellen ein, so wird die Nummer ab 001 fortlaufend ausgegeben.

    > Suffix: Als Platzhalter können Sie hier ähnlich wie beim Präfix das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen.  

    Hinweis: Platzhalter können beliebig kombiniert werden. Anstatt Platzhalter können Sie auch feste Werte ausgeben lassen. So könnte Ihr Präfix für eine Rechnung beispielsweise folgendermaßen aussehen:
    Re-[Year]-[Month]



  3. Löschen von Mandanten
    Klicken Sie rechts auf das Kontextmenü des entsprechenden Mandanten und wählen Löschen aus. Zum Löschen mehrerer Mandanten auf einmal aktivieren Sie den Auswahlmodus oben rechts im zentralen Kontextmenü, haken die entsprechenden Mandanten an und klicken oben rechts auf das nun angezeigte Mülleimer Symbol.

 

Mandanten im Auftragswesen

Sobald Sie Mandanten definiert haben, steht in jedem Auftrag (Angebot, Rechnung, Gutschrift) ein Auswahlfeld für die Auswahl eines Mandanten zur Verfügung.
Hinterlegen Sie in den Einstellungen > Stammdaten > Benutzer für jeden Benutzer einen Standard Mandant, so wird dieser beim Anlegen eines Auftrags automatisch ausgewählt.