Wie vergebe ich pro Benutzer individuelle Rechte?

Auch wenn wir bei julitec die Philosophie vertreten, dass ein Unternehmen nur dann rund läuft, wenn alle Informationen jedem einzelnen Mitarbeiter vorliegen, damit alle volle Verantwortung für Ihre Arbeit und den Erfolg des Unternehmens übernehmen können, ist Deals & Projects so konzipiert, dass Rechte auch individuell pro Benutzer eingestellt werden können.

Hinweis: Falls entsprechende Benutzer bereits einer Gruppe mit definierten Rechten zugewiesen sind, so werden diese Rechte automatisch in den Einstellungen der Benutzer berücksichtigt. Individuelle Einstellungen in den einzelnen Benutzern haben jedoch erste Priorität.

Hinweis: Das Anpassen der Benutzerrechte erfordert Administrationsrechte

 

Im Folgenden erfahren Sie, wo und wie Sie Rechte für bestimmte Benutzer einstellen. Lesen Sie hier, wie das Rechtekonzept von Deals & Projects grundsätzlich funktioniert.

Tipp: Beim Einladen eines neuen Vollzeit Benutzers können Sie sofort entsprechende Benutzerrechte einstellen. 

 

Rechte für Vollzeit Benutzer definieren

  1. Benutzerliste öffnen
    Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen. Unter Stammdaten öffnen Sie Benutzer. Nun wird Ihnen eine Liste aller Vollzeit Benutzer sowie möglicher Zeiterfasser/Freelancer (der Zeiterfasser/Freelancer Zugang kommt Anfang 2019) angezeigt.




  2. Benutzerrechte definieren
    Klicken Sie auf einen Vollzeit Benutzer und anschließend auf Rechte vergeben.



    Falls der Benutzer bereits einer Gruppe zugeordnet ist, wird hier automatisch die Rechteeinstellung der Gruppe angezeigt. In beiden Fällen haben Sie nun hier die Möglichkeit individuelle Rechte für den Benutzer zu definieren. Klicken Sie abschließend auf Speichern.



    Pro Entität (Deals, Projekte, Aufgaben, Kontakte, Zeiterfassung, Rechnungen) können drei Rechte eingestellt werden: SehenBearbeiten und Löschen.

    Jedes Recht kann drei Werte annehmen: AlleEigene und Keine.

    Alle: Bedeutet, dass der Benutzer Zugriff auf alle Datensätze dieser Entität hat (sofern diese nicht durch Zugriffsrechte vor ihm verborgen sind).

    Keine: Bedeutet, dass der Benutzer keinen Zugriff auf Datensätze dieser Entität hat.

    Eigene: Die eigentliche Magie des neuen Rechtekonzeptes beginnt bei Eigene. Dieser Wert bedeutet, dass das Recht nur für die Datensätze gelten, die dem Benutzer zugeordnet sind.

    Spezialfälle


    DealsAngebote im Entwurf Status (wenn GoBD aktiv) dürfen nur gelöscht werden, wenn der Benutzer die Berechtigung hat Deals zu löschen.

    Aufgaben: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Aufgaben sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene). Dabei ist das Bearbeiten und Löschen nur dann möglich, wenn der Benutzer mindestens das Recht Eigene bekommt.
    Alle Benutzer, die nur eigene Aufgaben sehen dürfen, sehen in Projekten dennoch alle Aufgaben ihrer Kollegen. So wird sichergestellt, dass Projekte effizient im Team bearbeitet werden können. 

    Zeiterfassung: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Zeiterfassungen sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene).

    Rechnungen: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Rechnungen sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene). Wenn GoBD aktiv ist dürfen nur Rechnungen und Gutschriften im Status Entwurf gelöscht werden.



    WEITERE RECHTE


    Darf Listen nach Excel exportieren:
    Links im Hauptmenü hat der Benutzer bei Deals, Projekte, Kontakte, Zeiterfassung oder Rechnungen die Möglichkeit die komplette oder eine gefiltere Liste nach Excel zu exportieren.

    Darf Einstellungen bearbeiten:
    Falls der Benutzer nicht die vollen Administrationsrechte erhalten soll, dennoch aber Einstellungen in Deals & Projects vornehmen darf, so setzen Sie hier einen Haken. Alle Einstellungen werden freigegeben, bis auf die Bearbeitung der Stammdaten (inklusive Account, Benutzer, Gruppen und Datenverwaltung).

    Darf Dashboard sehen und bearbeiten:
    Durch Klick auf das Deals & Projects Logo oben links erscheint das Dashboard, welches eingestellt und bearbeitet werden darf. Wenn das Recht nicht gegeben ist erscheint an dieser Stelle die Inbox.

    Darf Geldbeträge sehen:
    Falls der Benutzer keine Rechnungen sehen darf, so können Sie hier einstellen, dass keine Geldbeträge angezeigt werden. Dies wirkt sich beispielsweise auf das Arbeiten mit Deals, Projekten und Kontakten aus. Hier wird weder die Deal/-Projektsumme noch der Umsatz im Kontakt angezeigt.
    Hinweis: Wenn der Benutzer keine Geldbeträge sehen darf, wird empfohlen die Deals ebenfalls auszublenden.

    Dealliste im Hauptmenü anzeigen:
    Falls der Benutzer mit Deals arbeitet, jedoch die Dealliste im Hauptmenü nicht sehen soll, so stellen Sie dies an dieser Stelle ein.
    Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Deals ausschließlich in Kontakten. Dies ist z.B. sinnvoll für Außendienstmitarbeiter, die Deals nur in ihren Kontakten sehen sollen und ein Gesamtüberblick in der Dealliste nicht notwendig oder gewollt ist.

    Projektliste im Hauptmenü anzeigen:
    Falls der Benutzer mit Projekten arbeitet, jedoch die Projektliste im Hauptmenü nicht sehen soll, so stellen Sie dies an dieser Stelle ein.
    Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Projekte ausschließlich in Kontakten. Ähnlich wie bei Deals ist dies z.B. sinnvoll für Außendienstmitarbeiter, die Projekte nur in ihren Kontakten sehen sollen und ein Gesamtüberblick in der Projektliste nicht notwendig oder gewollt ist.

    Rechnungsliste im Hauptmenü anzeigen:
    Falls der Benutzer Rechnungen sehen, bearbeiten und/oder löschen darf, jedoch keinen Zugriff auf die Rechnungsliste im Hauptmenü haben soll, so stellen Sie dies an dieser Stelle ein.
    Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Rechnungen nur in Deals, Projekten oder Kontakten, je nach dem welche weiteren Rechte er erhält. Manchmal ist es von Vorteil einen Gesamtüberblick über alle Rechnungen in der Rechnungsliste zu verhindern.

  

Spezialfall Historieneinträge - wer darf Historieneinträge bearbeiten?

Historieneinträge bearbeiten darf:

- der Administrator
- der Projektleiter
- der Benutzer, der den Historieneintrag verfasst hat

Alle Benutzer dürfen Historieneinträge anlegen.

 

Spezialfall Projektauswertungen - wer sieht was?

Projektauswertungen sind sichtbar für diejenigen Benutzer, die bei "Sehen" das Recht Alle bekommen. Falls der Benutzer ein Projektleiter ist und mindestens das Recht Eigene "Sehen" bei Zeiterfassung, Rechnungen und Aufgaben erhält, so sind Projektauswertungen ebenfalls sichtbar.