Wie unterstützt mich Deals & Projects GoBD konform zu arbeiten?

Seit Januar 2017 gelten in Deutschland die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Für die Erfüllung und Einhaltung dieser Richtilinien sind Sie selbst verantwortlich. Deals & Projects kann Sie hierbei unterstützen, sodass Sie in Ihrem Auftragswesen GoBD konform arbeiten.

Grundsätzlich gilt: Im Falle einer Steuerprüfung sind Sie als steuerpflichtiges Unternehmen selbst für die Einhaltung der GoBD Richtlinien verantwortlich.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie die GoBD Unterstützung im Programm aktivieren und welche Auswirkungen dies auf die zukünftige Erstellung von Aufträgen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine) hat. 

Hinweis: Falls Sie Ihren Account vor diesem Update (21.02.2018) registriert haben oder bereits Kunde sind, muss die GoBD Unterstützung von Ihnen aktiv eingeschalten werden.


GoBD Unterstützung in Deals & Projects aktivieren/deaktivieren

Standardmäßig ist die GoBD Unterstützung aktiviert (Ausnahme gilt für Neuregistrierungen und Kunden vor dem Update am 21.02.2018). Wenn Sie die GoBD Unterstützung aktivieren oder deaktivieren möchten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie bei Angebote & Rechnungen auf Allgemein.

  3. Oberhalb der Einstellung für die Nummernkreise, haben Sie die Möglichkeit die Unterstützung für GoBD Konformität durch Klick auf das Kästchen zu aktivieren/deaktivieren. 
    An gleicher Stelle können Sie sich rechts den Verlauf anzeigen lassen. Dort werden alle Änderungen protokolliert, sodas im Falle einer Steuerprüfung ersichtlich ist, wann und von wem Änderungen vorgenonmmen wurden. 

    Wichtig: Diese Einstellung betrifft nur zukünftig angelegte Aufträge!

 

Mit Unterstützung für GoBD Konformität arbeiten

Wenn Sie mit der Unterstützung für GoBD Konformität arbeiten ist sichergestellt, dass Auftragsdokumente, die Ihren Kunden erreichen identisch sind mit den Auftragsdokumenten, die in Deals & Projects gespeichert sind.

Welche Auswirkung die GoBD Unterstützung auf Ihr Auftragswesen in Deals & Projects hat, zeige ich Ihnen im Folgenden.

  1. Neu angelegte Aufträge befinden sich zunächst im Status Entwurf. Solange sich Aufträge in diesem Status befinden, können sie jederzeit bearbeitet und gelöscht werden.



  2. Sobald Sie Aufträge herunterladen oder per E-Mail versenden möchten, muss der Entwurf abgeschlossen werden. Deals & Projects unterstützt Sie auch hierbei, indem Sie beim Herunterladen oder Versenden des Auftrags den Entwurf im gleichen Schritt abschließen können.
    Alternativ können Sie auch jederzeit den Entwurf einzelner Aufträge gezielt über das Kontextmenü abschließen.



  3. Sobald der Entwurf abgeschlossen ist wird das eigentliche Auftragsdokument inklusive Nummernkreis erzeugt. Dies erkennen Sie daran, dass sich der Status des Auftrags auf Offen ändert. 
    Jetzt ist Ihr Auftrag unmanipulierbar im System gespeichert und kann heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Bearbeiten oder Löschen eines abgeschlossenen Auftrags ist nicht mehr möglich. Jedoch haben Sie durch Klick auf Bearbeiten eines abgeschlossenen Auftrags die Möglichkeit diesen zu stornieren und/oder weiterzuführen.




Was passiert mit meinen bisher angelegten Auftragsdokumenten beim Aktivieren der GoBD Unterstützung?

Änderungen an der GoBD Unterstützung betreffen zukünftig angelegte Aufträge (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine). Das bedeutet, wenn Sie die GoBD Unterstützung aktivieren und gleichzeitig alte Auftragsdokumente haben, können diese weiterhin bearbeitet und gelöscht werden. Die Unterstützung greift lediglich bei neu angelegten Aufträgen. 

 
 

Ohne Unterstützung für GoBD Konformität arbeiten

Beachten Sie bitte, dass Sie als steuerpflichtiges Unternehmen verpflichtet sind die GoBD Richtlinien zu erfüllen. Es ist jedoch Ihnen selbst überlassen, auf welche Weise Sie diese umsetzen. Wenn Sie in Deals & Projects zu jeder Zeit Aufträge bearbeiten und löschen möchten, deaktivieren Sie einfach in den Einstellungen > Angebote & Rechnungen die Unterstützung für GoBD Konformität.