Wie schreibe ich eine Rechnung?

Mit Deals & Projects schreiben Sie schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen. Die mitgelieferte Vorlage enthält dabei alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen zunächst, wie Sie Rechnungen aus einem Kontakt heraus schreiben können. Anschließend erfahren Sie, wie Sie Rechnungen an zwei Stellen aus einem Projekt heraus erzeugen können.

Möglichkeit 1: Rechnung schreiben aus einem Kontakt

  1. Kontakt öffnen
    Öffnen Sie den Kontakt, indem Sie unsere Suchfunktion oben rechts im Progamm nutzen. Sie können ebenfalls links im Hauptmenü über Kontakte den entsprechenden Kontakt öffnen.
     
  2. Im Kontakt auf Tab Angebote/Rechnungen wechseln
    Im geöffneten Kontakt befinden Sie sich nun in der Übersicht Ihres Kontaktes. Wechseln Sie nun zum Tab Angebote/Rechnungen. Hier werden Ihnen Alle Aufträge angezeigt. 
     
  3. Neuen Auftrag anlegen über Plus-Button
    Klicken Sie unten rechts auf den roten Plus-Button, um eine Rechnung anzulegen.
     
  4. Positionen hinzufügen und Rechnung anlegen
    Der Empfänger wird automatisch eingetragen. Falls nötig, können Sie diesen ändern. Passen Sie alle relevanten Felder an und fügen Sie neue Positionen hinzu. Anschließend klicken Sie auf Anlegen.
    Tipp: Sie können hier Ihre eigene Vorlage für Rechnungen auswählen. Lesen Sie hier, wie Sie eigene Vorlagen für Rechnungen bearbeiten und hochladen können.

 

Möglichkeit 2: Rechnung schreiben aus einem Projekt

Aus einem Projekt können Sie an zwei Stellen Rechnungen schreiben. Direkt in der Übersicht des Projekts und unter dem Tab Angebote/Rechnungen.

Variante 1: Rechnung schreiben aus der Übersicht des Projekts

  1. Projekt öffnen
    Öffnen Sie das Projekt, indem Sie unsere Suchfunktion oben rechts im Progamm nutzen. Sie können ebenfalls links im Hauptmenü über Projekte das entsprechende Projekt öffnen. 
     
  2. Rechnung stellen aus der Übersicht des Projekts
    Klicken Sie in der Übersicht des Projekts zentral auf den Button Rechnung stellen. Nun können Sie wählen zwischen:

    • Anzahlungsrechnung erstellen
      Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung erstellen, können Sie festlegen, wieviel Prozent der Angebotssumme angezahlt werden sollen. Weiterhin können Sie in der Auftragsmaske wie gewohnt weitere Positionen hinzufügen oder übernommene Positionen anpassen. 
      Info: Falls Ihrem Projekt kein gewonnener Deal mit Angebot vorausgegangen ist, entfällt die Option Anzahlungsrechnung.   
    • Zwischenrechnung erstellen
      Wenn Sie eine Zwischenrechnung erstellen, haben Sie die Möglichkeit Ihr Angebot anteilig abzurechnen, Aufgaben gemäß Zeiterfassungen zusammengefasst oder detailliert abzurechnen oder eine freie Rechnung zu erstellen. 
    • Abschlussrechnung erstellen
      Wenn Sie eine Abschlussrechnung erstellen, haben Sie die Möglichkeit die Rechnung gemäß des Angebots, aus Aufgaben gemäß Zeiterfassung zusammengefasst oder aus Zeiterfassung detailliert zu erstellen.
      Die Abschlussrechnung wird basierend auf dem Angebot erstellt. Bereits gestellte Anzahlungs- oder Zwischenrechnungen werden in der Abschlussrechnung abgezogen.
      Hinweis: Falls Sie Zeiterfassungseinträge haben, die noch auf Freigabe warten, erscheint unten links ein Warnhinweis. 
       
    • Freie Rechnung erstellen
      Sie möchten eine neue Rechnung unabhängig vom vorangegangen Angebot schreiben? Klicken Sie auf Freie Rechnung erstellen
  3. Positionen anpassen und Rechnung anlegen
    Wenn Sie sich für eine Rechnungsart entschieden haben, können Sie nun alle relevanten Rechnungsdaten anpassen, sowie neue Positionen hinzufügen oder bestehende ändern. Abschließend klicken Sie unten rechts auf Rechnung anlegen.
     
  4. Rechnung gleich per E-Mail versenden oder herunterladen
    Sobald Ihre Rechnung angelegt wurde, haben Sie die Möglichkeit die Rechnung per E-Mail zu versenden oder herunterzuladen. Falls Sie dies nicht benötigen, klicken Sie auf Schließen. Sie können auch im Nachhinein jede Rechnung per E-Mail versenden.
 

Variante 2: Freie Rechnung schreiben unter Tab Angebote/Rechnungen

  1. Wechseln Sie in der Übersicht Ihres Projekts auf den Tab Angebote/Rechnungen.
     
  2. Klicken Sie unten rechts auf den roten Plus-Button.
    Es öffnet sich die Rechnung anlegen Maske. Dabei wird der Empfänger automatisch eingetragen. Falls nötig, können Sie diesen ändern. Fügen Sie alle relevanten Positionen hinzu und klicken Sie auf Anlegen.

Tipp: Nachdem die Rechnung erstellt wurde, haben Sie über das Kontextmenü in der Auftragsliste unter Tab Angebote/Rechnungen folgende Auswahlmöglichkeiten (siehe Screenshot).