Wie plane ich bei Angebotserstellung vorab Aufgaben?

Mit Deals & Projects können Sie bereits beim Erstellen eines Angebots präzise Aufgaben für das zukünftige Projekt planen. Somit werden Sie bestmöglich in der Akquisephase bei der Kalkulation Ihres Angebots unterstützt. Haben Sie mit Ihrem Interessenten alle Details besprochen, so können Sie beim Erstellen des Angebots sofort mit der Aufgabenplanung beginnen und alle wichtigen Informationen erfassen. Selbst wenn Ihr Interessent das Angebot erst nach einigen Wochen bestätigt, haben Sie nun alle relevanten Informationen sofort vorliegen und können mit der Projektumsetzung starten. Hierfür können Sie diese geplanten Aufgaben ganz einfach ins Projekt übernehmen.

Wenn Sie des Öfteren eine Ware mit identischen Aufgaben anbieten, so hinterlegen Sie ganz einfach in den Einstellungen für entsprechende Waren diese Aufgaben. Fügen Sie diese Ware als Position auf Ihrem Angebot hinzu, werden automatisch die dazugehörigen Aufgaben angezeigt. An dieser Stelle können Sie wieder mit der Kalkulation Ihres Angebots beginnen.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie bei der Angebotserstellung vorab Aufgaben planen können, die bei der Beauftragung im Projekt als Aufgaben generiert werden. Anschließend erfahren Sie, wie Sie in den Einstellungen für eine Ware standardmäßig Augaben vordefinieren können.

Aufgaben pro Artikel/Position im Angebot planen

  1. Legen Sie wie gewohnt ein Angebot an oder bearbeiten Sie ein Bestehendes. 

  2. Klicken Sie auf Neue Position, wählen Sie eine Ware aus und klicken anschließend auf Übernehmen. Die Ware wird nun als Position samt Menge und Netto Preis angelegt.

  3. Aufgaben pro Ware planen
    Klicken Sie links von der Bezeichnung Ihrer Ware auf den Pfeil. Nun klappt sich der Bereich aus, indem Sie pro Ware beliebig viele Aufgaben planen können. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen und beginnen Ihre Aufgaben konkret zu planen. 



    In der Geplante Aufgabe anlegen Maske vergeben Sie eine Bezeichnung der Aufgabe und können ganz konkret, wie Sie es gewohnt sind, mit der Planung der individuellen Aufgabe beginnen. 

    Die Zeitplanung (Deadline, Geplant von, Geplant bis) geben Sie relativ zum Projektstart oder Projektende an. Was bedeutet das? Bei der Beauftragung werden die Aufgaben automatisch im Projekt generiert und die Deadline sowie das geplant von/-bis Datum entsprechend des Projektzeitraums angepasst.

    Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Aufgabe zur Position anzulegen.



    Im Angebot wird Ihnen nun die Zeit, Bezeichnung und Aufgabensumme der Aufgaben angezeigt. Fügen Sie an dieser Stelle nach Belieben weitere Aufgaben hinzu. Falls Sie eine Aufgabe auf nicht abrechenbar stellen, wird in diesem Fall im Angebot die geplante Zeit eingeklammert und die Kosten der Aufgabe bei Aufgabensumme nicht berücksichtigt.



    Sie haben beim Planen Ihres Angebots die Möglichkeit den Artikelpreis anhand der Aufgaben zu kalkulieren. Sobald Sie einen Haken bei Artikelpreis anhand Aufgaben kalkulieren setzen, wird der Artikelpreis automatisch angepasst. 



    Zum Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen einzelner Aufgaben im Angebot, klicken Sie rechts auf das jeweilige Kontextmenü der Aufgabe und wählen die entsprechende Funktion aus.

  4. Klicken Sie auf Anlegen, um Ihr Angebot zu speichern. 

    Hinweis: Die Aufgaben im Angebot sind intern für Ihre Aufgabenplanung gedacht. Auf dem erzeugten Angebot sind die Aufgaben für Ihre Kunden daher nicht ersichtlich. Die geplanten Aufgaben werden erst bei Beauftragung im Projekt als Aufgaben generiert.


Was passiert mit den Aufgaben aus dem Angebot bei Beauftragung?

 
Wenn Sie den Deal auf gewonnen setzen und in ein Projekt umwandeln, werden automatisch diese Aufgaben für Sie generiert. Dabei werden die Aufgaben automatisch entsprechend Warenzugehörigkeit gruppiert. Haben Sie in den Aufgabenvorlagen einen Benutzer/Projektmanager und/oder eine relative Zeitplanung hinterlegt, so werden Benutzer im Projekt automatisch zugewiesen und die Bearbeitungszeit und/oder Deadline der Aufgaben relativ zum Projektzeitraum angepasst. Selbstverständlich können Sie im Nachhinein nach Belieben Änderungen vornehmen.

 

 

Ware mit Aufgaben in den Einstellungen definieren

Wenn Sie des Öfteren eine Ware mit identischen Aufgaben anbieten, so hinterlegen Sie ganz einfach in den Einstellungen für entsprechende Waren diese Aufgaben. Wenn Sie diese Ware als Position auf Ihrem Angebot hinzufügen, werden automatisch die dazugehörigen Aufgaben angezeigt.

Dies funktioniert wie folgt:

  1. Artikel in Einstellungen aufrufen
    Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen. Bei Angebote & Rechnungen wählen Sie Artikel aus.

  2. Aufgaben für Waren definieren
    Klicken Sie unten rechts auf den roten Plus-Button und wählen Ware anlegen aus. Alternativ bearbeiten Sie eine bestehende Ware.
    Zuerst befinden Sie sich im Tab Artikel. Legen Sie eine Bezeichnung und eine Einheit fest und wechseln anschließend zum Tab Geplante Aufgaben.



    Durch Klick auf Aufgabe hinzufügen legen Sie eine Aufgabe an. Planen Sie an dieser Stelle konkrete Aufgaben, die mit dieser Ware verknüpft sind und legen Sie gleich fest, ob der Artikelpreis der Ware anhand Aufgaben kalkuliert werden soll.
    Hinweis: Später im Angebot können Sie diese Einstellungen immer noch anpassen.



    Im Tab Artikel sehen Sie oben rechts die Anzahl der geplanten Aufgaben. Falls Sie den Artikelpreis anhand Aufgaben kalkulieren lassen, sehen Sie an dieser Stelle die Gesamtsumme und Kostensumme aus Aufgaben. Wenn Sie einen Fixpreis für den Artikel angeben, wird Ihnen zur Kalkulationshilfe die Gesamtsumme und Kostensumme aus Aufgaben als Info angezeigt.
    Klicken Sie abschließend auf Anlegen und der Artikel samt geplanten Aufgaben wird gespeichert.



    Wenn Sie einen Artikel als Position zu einem Angebot hinzufügen, werden automatisch alle in den Einstellungen geplanten Aufgaben übernommen. Diese können jetzt auf dem Angebot weiter angepasst oder bearbeitet werden.
    Hinweis: Alle Änderungen an geplanten Aufgaben, die Sie direkt in einem Angebot vornehmen, werden nur für dieses spezielle Angebot übernommen. Die Aufgabenplanung ist als hilfreiche Funktion in Angeboten gedacht und ist somit in allen anderen Auftragsarten nicht zu finden.