Wie nehme ich Massenänderungen an Kontakten vor?

Sie haben bereits einen mächtigen Datenbestand an Kontakten in Deals & Projects? Nun möchten Sie für bestehende Kontakte weitere Informationen abspeichern? Anstatt jeden einzelnen Kontakt zu öffnen und zu bearbeiten, führen Sie einfach eine Massenänderung an Ihren bestehenden Kontakten durch.

Für Massenänderungen an bestehenden Kontakten exportieren Sie Ihre Kontakte, akutalisieren den Datenbestand und importieren anschließend den neuen Datenbestand. Wie dies im Detail funktioniert, zeige ich Ihnen im Folgenden:

  1. Export der Kontakte
    Lesen Sie hier, wie Sie gewünschte Kontakte vollständig exportieren.

    Wichtig: Exportieren Sie Ihre Kontakte aus Deals & Projects, bevor Sie eine Massenänderung durchführen! Denn Deals & Projects vergibt für jeden Kontakt eine eindeutige Identifikationsnummer (ID). Anhand dieser Nummer werden Ihre Kontakte beim Import wieder eindeutig zugeordnet.

    Info: Falls Sie zu Ihren Kontakten eine neue Information abspeichern möchten, legen Sie vor dem Export Ihrer Kontakte das gewünschte neue Feld in den Einstellungen von Deals & Projects an. Lesen Sie hier, wie Sie eigene Felder für Kontakte anlegen.
     
  2. Massenänderung an Kontakten durchführen
    Öffnen Sie die Excel-Datei Ihrer exportierten Kontakte. Klicken Sie auf Bearbeitung aktivieren. Sie können nun mit geringem Aufwand an allen Kontakten eine Änderung durchführen.
    In diesem Beispiel wurde ein eigenes Feld mit der Bezeichnung Newsletter angelegt, welches nun in der Excel Datei ausgegeben wird. Den bestehenden Kontakten soll mit Ja oder Nein eine Teilnahme im Newsletterverteiler zugeordnet werden. Tragen Sie hierfür in die Spalte Newsletter für jeden Kontakt Ja oder Nein ein.
    Sobald Sie die Änderungen abgeschlossen haben, speichern Sie die Excel-Datei.


     
  3. Import der Kontakte
    Lesen Sie hier, wie Sie Ihre geänderten Kontaktdaten in Deals & Projects importieren.

    Wichtig: Beim Import der geänderten Kontaktdaten:
    - Setzen Sie alle Felder, die Sie nicht geändert haben auf Nicht importieren. Außer das Feld ID! 
    - Importieren Sie nur Felder, an denen Sie eine Massenänderung durchgeführt haben und das Feld ID!
    - Als Abgleichkriterium wählen Sie: Vorhandene Adressen anhand der ID aktualisieren.

    Hintergrund: Möglicherweise ist zwischen Export und Import Ihrer Kontakte eine gewisse Zeit vergangen und Ihre Kollegen haben in dieser Zeit Änderungen an bestehenden Feldern in der Kontaktliste vorgenommen. Falls Sie nun alle Felder importieren, wird ein alter Datenbestand importiert und geänderte Informationen Ihrer Kollegen gehen verloren. Anhand der ID werden Ihre geänderten Daten eindeutig Ihren Kontakten zugeordnet.