Wie importiere ich meine Kontakte (Adressen und Ansprechpartner)?

Damit Sie mit Deals & Projects sofort loslegen können, lesen Sie doch einfach Ihre vorhandenen Kontakte aus Excel- und CSV-Dateien ein.

Hinweis: Der Adressimport erfordert Administrationsrechte!

Wir empfehlen Ihnen folgendes Vorgehen:

Schritt 1: vorhandene Daten exportieren

Möglicherweise haben Sie Ihre Daten bisher in Microsoft Outlook oder Lexware verwaltet. Exportieren Sie zuerst Ihre vorhandenen Daten als Excel- oder CSV-Datei. Die meisten Programme bieten diese Funktion an.

Schritt 2: Datei vorbereiten und bereinigen

Im Laufe der Zeit sammeln sich Karteileichen an und einige Daten veralten. Der Wechsel zu Deals & Projects ist die ideale Gelegenheit um aufzuräumen. Sehen Sie die Excel-/CSV-Datei durch, löschen Sie veraltete Datensätze und prüfen Sie die verbleibenden.

Tipp: Die erste Zeite Ihrer Importdatei sollte Beschriftungen enthalten (z.B. Name, Straße, PLZ,...). So können Sie im nächsten Schritt einfach zuordnen, welche Spalte Ihrer Importdatei in welches Feld von Deals & Projects importiert werden soll.

 

Schritt 3: Datei importieren

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Daten importieren.

  1. Klicken Sie links im Hauptmenü auf Kontakte
    Sie befinden sich nun in der zentralen Kontaktliste.

  2.  Klicken Sie nun rechts auf das Kontextmenü und wählen importieren



  3. Klicken Sie auf Datei auswählen
    Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten. Falls Sie Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Datei hinzugefügt haben, lassen Sie das entsprechende Häkchen angeklickt.



  4. Klicken Sie nun auf weiter.
    Ihre Datei wird nun hochgeladen und geprüft.

    Hinweis: Die Prüfung kann, je nach Größe Ihrer Datei, einige Minuten dauern. Bitte warten Sie, bis die Prüfung abgeschlossen und der nächste Schritt angezeigt wird.

  5. Felder zuordnen
    Wählen Sie jetzt für jede Spalte Ihrer Importdatei das gewünschte Feld in Deals & Projects aus.
    Falls Sie eine Spalte nicht importieren möchten, wählen Sie statt eines Feldes in Deals & Projects den Eintrag nicht importieren.

    Was soll mit Adressen in Ihrer Datei passieren, die bereits in Deals & Projects vorhanden sind? Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre vorhandenen Adressen abzugleichen:
    • Als neue Adressen importieren (auch wenn bereits vorhanden)
      Wählen Sie als neue Adressen importieren, falls kein Adressenabgleich notwendig oder gewünscht ist. Wenn Sie z.B. Ihr System auf Deals & Projects umstellen und daher noch keine eigenen Adressen in Deals & Projects eingegeben haben, können Sie auf einen Adressenabgleich verzichten.

    • Vorhandene Adressen anhand E-Mail aktualisieren
      Es findet hier beim Import Ihrer Daten lediglich ein Abgleich anhand der E-Mail Adresse statt. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleicher E-Mail Adresse vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit dieser E-Mail Adresse oder der zu importierende Kontakt hat keine E-Mail Adresse, wird dieser neu angelegt.

    • Vorhandene Adressen anhand der Kundennummer aktualisieren
      Es findet hier beim Import Ihrer Daten lediglich ein Abgleich anhand der Kundennummer statt. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleicher Kundennummer vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit dieser Kundennummer oder der zu importierende Kontakt hat keine Kundennummer, wird dieser neu angelegt.
       
    • Vorhandene Adressen anhand Firmenname aktualisieren
      Es findet hier beim Import Ihrer Daten lediglich ein Abgleich anhand des Firmennamens statt. Dabei muss auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden. Ist beim Import bereits ein Kontakt mit gleichem Firmennamen vorhanden, wird dieser anhand der Importdaten aktualisiert. Existiert kein Kontakt mit diesem Firmennamen oder der zu importierende Kontakt hat keinen Firmennamen, wird dieser neu angelegt.
       
    • Vorhandene Adressen anhand der ID aktualisieren
      Vorsicht: Die ID ist eine Deals & Projects interne, eindeutige Identifikationsnummer.
      Alle Adressen in Deals & Projects bekommen eine eindeutige ID. Der Abgleich Ihrer Importdaten anhand der ID macht nur Sinn, wenn Sie vorher Ihre Adressen/Kontakte aus Deals & Projects exportiert haben. Bei diesem Export wird in der Excel Datei eine Spalte ID erzeugt. Ein Abgleich über diese ID ist der sicherste Weg einen eindeutigen Ablgeich der Kontakte zu gewährleisten.
    Tipp: Wenn Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Importdatei so benennen, wie die Felder in Deals & Projects, werden diese automatisch zugeordnet




  6. Vorschau zeigen und Import starten
    Wenn Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf Vorschau zeigen. Falls sich beim Import Fehler eingeschlichen haben, klicken Sie auf Abbrechen, ansonsten können Sie jetzt den Import starten.
     

Import von Adressen und Ansprechpartnern

 
Sie können nicht nur Adressen, sondern gleichzeitig auch die entsprechenden Ansprechpartner dieser Adressen importieren.
 
Hierfür ist Folgendes bei der Feldzuordnung zu beachten:
 
  1. Dem Vornamen des Ansprechpartners wird das Feld Vorname zugeordnet. 
  2. Dem Nachnamen des Ansprechpartners wird das Feld Nachname zugeordnet. 
  3. Dem Firmennamen wird das Feld Firma zugeordnet. 
  4. Zusätzlich empfehlen wir das Abgleichkriterium Vorhandene Adressen anhand Firmenname aktualisieren auszuwählen.
     

Tipps

  • Prüfen Sie vor dem Import, ob es für jede Spalte in Ihrer Importdatei auch ein entsprechendes Eingabefeld in Deals & Projects gibt, in das Sie die Spalte importieren können. Fehlt ein Eingabefeld, können Sie dieses ganz einfach in den Einstellungen > Kontakte > Eigene Felder  hinzufügen.
  • Es besteht die Möglichkeit bestimmte Felder mit Hilfe des Importvorgangs zu leeren. Verwenden Sie dafür den Wert *EMPTY* in den Spalten der Import Datei. 
  • Sie können maximal 2.000 Datensätze pro Datei importieren. Haben Sie mehr Datensätze, können Sie diese auf mehrere Importdateien aufteilen.
  • Die Merkmale müssen nicht explizit angelegt werden. Diese werden beim Import automatisch angelegt.
  • Die Eigenen Felder zu den Ansprechpartnern können nicht angelegt/importiert werden. Um diese Felder dennoch im System zu erfassen, importieren Sie diese entweder in das Notizfeld oder in das Feld Merkmale des Kontakts.