Wie erstelle ich Aufgabenpakete?

Sie benötigen Aufgabenlisten oder Aufgabenpakete, um Ihren Projektablauf zu vereinfachen und zu beschleunigen? Oder fallen bei Ihnen immer wieder die gleichen Aufgaben für unterschiedliche Projekte an? 

Mit Deals & Projects können Sie Projektvorlagen mit entsprechenden Aufgabenlisten definieren, die Sie für unterschiedliche Projekte abrufen können. Das spart Zeit! Denn sich wiederholende Dateneingabe kann dadurch vermieden werden. 

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie entsprechende Vorlagen mit Deals & Projects definieren und diese Vorlagen in Ihrem Alltagsgeschäft anwenden können.

Wie definiere ich Vorlagen?

Ich zeige Ihnen nun anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie Vorlagen definieren können. In diesem Beispiel gehen wir davon aus Sie sind eine Agentur, die Webseitenentwicklung anbietet. 

  1. Projektvorlage als neues Projekt anlegen
    Zuerst legen Sie über den Plus-Button in der Inbox oder im Hauptmenü unter Projekte ein neues Projekt an. 
     
  2. Bezeichnung und virtuellen Zeitraum anlegen
    Da für die Webseitenentwicklung immer wieder die gleichen Aufgaben anfallen, legen Sie nun hier als Projektbezeichnung Vorlage Webseite an.

    Als nächstes vergeben Sie einen virtuellen Projektzeitraum, z.B. 01.01.2018 bis 01.02.2018. Da in diesem Beispiel alle Projekte zur Webseitenentwicklung in der Regel 1 Monat in Anspruch nehmen, legen Sie hier eine Zeitspanne von 1 Monat fest.

    Der Benutzer, den Sie hier in der Projektvorlage auswählen, wird zukünftig der verantwortliche Ansprechpartner für diese Vorlage sein. 

    Tipp: Um mehr Struktur in Ihr Projektgeschäft zu bringen, können Sie der Projektvorlage eine Kategorie zuordnen. Nach dieser Kategorie können Sie später schnell und einfach in Ihrer Projektliste filtern. Lesen Sie hier, wie Sie Deals und Projekte kategorisieren.



     
  3. Klicken Sie auf Weiter
     
  4. Keinen Kontakt zuordnen
    Hier wählen Sie Keinen Kontakt zuordnen aus, da die Projektvorlage universell einsetzbar ist.
    Nun klicken Sie auf Speichern.
     
  5. Aufgaben definieren
    Nun befinden Sie sich in der Übersicht der Projektvorlage. Um neue Aufgaben zu erstellen, klicken Sie in der Aufgabenbox rechts auf den blauen Plus-Button und wählen Neue Aufgabe erstellen aus.

    Tipp: Sie können an dieser Stelle Ihre Aufgaben mithilfe von Gruppen strukturieren und priorisieren. Lesen Sie hier, wie Sie mehr Übersicht in Ihre Aufgabenplanung bringen.




    Legen Sie nun nacheinander alle Aufgaben an, die bei wiederkehrenden Projekten umzusetzen sind. Für mehr Struktur, weisen Sie Ihren Aufgaben gleich noch Gruppen zu.

    Wenn bei Ihnen immer dergleiche Mitarbeiter diese Aufgaben erledigt, können Sie diesen beim Anlegen der Aufgaben direkt auswählen und er wird später bei neuen Projekten automatisch dieser Aufgabe zugeordnet.
    Keine Sorge, falls sich im Laufe des Projektes der zuständige Mitarbeiter einmal ändert. Benutzer können an jeder Stelle auch immer neu für Aufgaben zugeordnet werden.

    Als Startdatum/Deadline geben Sie relativ zum virtuellen Projektzeitraum das Datum an, wann die Aufgabe begonnen werden bzw. erledigt sein muss.

    Jetzt können Sie noch die Zeit eintragen, die die Aufgabe in Anpsruch nimmt und eine Tätigkeit auswählen. Oder geben Sie eine detaillierte Beschreibung zur Aufgabe an und klicken auf Anlegen.




    Sobald Sie alle Aufgaben angelegt haben ist Ihre Vorlage abgeschlossen.


     

Wie verwende ich Vorlagen?

Wenn Sie nun für einen neuen Kunden eine Webseitenprogrammierung durchführen wollen, legen Sie hierfür ein neues Projekt an.
Jetzt übernehmen Sie einfach die Aufgabenliste, die jedes mal bei einer Webseitenprogrammierung neu abzuarbeiten ist. Hier kommt die Vorlage Webseite ins Spiel.

  1. Aufgabenpakete übernehmen
    Sie befinden sich in der Übersicht des neuen Projekts. Dieses startet am 01.04.2018 und endet am 01.05.2018.
    Klicken Sie in der Aufgabenbox rechts auf den blauen Plus-Button und wählen nun Aufgaben aus anderem Projekt übernehmen aus.
     
  2. Vorlage wählen
    Jetzt können Sie bei Projekt die entsprechende Arbeitsvorlage suchen. In diesem Beispiel Vorlage Webseite. Bei Auswahl der Projektvorlage wird automatisch die Anzahl der enthaltenen Aufgaben angezeigt. In diesem Fall sind es 4 Aufgaben. Klicken Sie auf Weiter.



  3. Zuständigkeit, Startdatum und Deadline festlegen
    Nun wählen Sie aus, wer für alle Aufgaben zuständig sein soll.
    Das können zum Beispiel die verantwortlichen Benutzer aus den definierten Aufgaben in der Projektvorlage sein. Erinnern Sie sich? Sie haben beim Anlegen aller Aufgaben in unserer Projektvorlage einen verantwortlichen Benutzer festgelegt. 

    Oder Sie wählen hier für alle Aufgaben einen neuen Benutzer aus. Sie können aber auch keinen verantwortlichen Benutzer auswählen. Die Benutzer können im Nachhinein immer noch geändert werden.



    Zuletzt wählen Sie, wie Startdatum und Deadline für jede Aufgabe gesetzt werden sollen. 
     
    • Startdatum und Deadline anhand des Abstands zum Projekt Start-Datum setzen:
      Erinnern Sie sich? Sie haben bei der Projektvorlage einen virtuellen Zeitraum von 1 Monat (01.01.2018 - 01.02.2018) angegeben und das Startdatum und die Deadline der Aufgaben relativ zu diesem Zeitraum gesetzt. Die Aufgabe mit der Bezeichnung Logo hatte den 01.01.2018 als Startdatum und den 07.01.2018 als Deadline.
      Nun wird anhand des Abstands zwischen dem Startdatum der Aufgabe (01.01.2018) bzw. Deadline der Aufgabe (07.01.2018) und dem Projekt Start-Datum (01.01.2018) das Startdatum bzw. die Deadline für die Aufgabe im neuen Projekt vom System automatisch berechnet. Das bedeutet, dass diese Aufgabe im neuen Projekt Webentwicklung Uber als Startdatum den 01.04.2018  und als Deadline automatisch den 07.04.2018 bekommt.
       
    • Startdatum und Deadline anhand des Abstands zum Projekt Ende-Datum setzen:
      Gleiches Verhalten gilt, wenn das neue Startdatum bzw. die neue Deadline anhand des Abstands zum Projekt Ende-Datum gesetzt wird. Nur in diesem Fall bezogen auf das Projekt Ende-Datum. 
       
    • Projekt Start-Datum als Startdatum und Projekt Ende-Datum  als Deadline aller Aufgaben setzen:
      Die einzelnen Aufgaben haben keine individuelle Deadline? Dann wählen Sie einfach für alle Aufgaben als Starttermin das Projekt Start-Datum und als Deadline das Projekt Ende-Datum.

    • Kein Startdatum und keine Deadline setzen:
      Falls Sie für Ihre Aufgaben kein Startdatum und keine Deadline festlegen wollen, dann wählen Sie einfach diese Option.
  4. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Aufgaben kopieren ab