Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Erinnerungen?

Mit Deals & Projects behalten Sie stets den Überblick über Ihre laufenden Projekte und neuen Auftragschancen. Lassen Sie sich zum Beispiel daran erinnern, Angebote bei Interessenten nachzuhaken oder Projektbeteiligte erneut zu kontaktieren, falls Sie telefonisch nicht erreichbar sind. Legen Sie für sich oder Ihre Kollegen Aufgaben an, die Sie nachträglich schnell und einfach abrechnen können. So macht das Arbeiten im Team Spaß!

Doch was unterscheidet eigentlich Aufgaben von Erinnerungen?

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie mit Aufgaben und Erinnerungen in Deals & Projects arbeiten, um Ihre täglichen Arbeiten effektiv und mit mehr Freude zu gestalten.

 

Mit Aufgaben arbeiten

Aufgaben können Sie zu jedem Kontakt, Deal oder Projekt unter dem Tab Aufgaben neu anlegen. Beim Projekt können Sie direkt in der Übersicht neue Aufgaben anlegen.

Links im Hauptmenü befindet sich die Aufgabenliste. An dieser Stelle können Sie zentral alle Aufgaben (inklusiv sichtbare Aufgaben Ihrer Kollegen) verwalten. 

Hinweis: Das Löschen von Aufgaben erfordert Administrationsrechte!

Haben Sie einen Deal auf Gewonnen gesetzt, können alle Auftragspositionen vom Typ Tätigkeit automatisch in Aufgaben umgewandelt werden.

Um Ihre täglichen Termine einfach planen zu können und einen Überblick über Ihre zeitliche Auslastung zu bekommen, lassen Sie sich einfach im Kalender zusätzlich Ihre Aufgaben anzeigen.

 Besonderheiten von Aufgaben

  1. Geplant von - bis (früher Startdatum)
    Legen Sie fest, wann eine Aufgabe umgesetzt werden soll. Die Aufgabe wird dann als Balken in der Aufgabenplanung angezeigt. Auch im Kalender kann die Aufgabe angezeigt werden. Außerdem wird die Aufgabe in der Aufgabenliste unter "Laufende Aufgaben" angezeigt, wenn Sie sich gerade im Geplant-Zeitraum befindet.

  2. Deadline
    Sie können jeder Aufgabe eine Deadline geben. So sehen Sie in der Aufgabenliste sofort, welche Aufgaben überfällig sind. Ist die Aufgabe bei Erreichen der Deadline nicht erledigt, so erhalten Sie eine Benachrichtigung.

  3. Abrechenbar
    Sie können jede Aufgabe auf Abrechenbar setzen. Somit können Aufgaben im Nachhinein in Rechnung gestellt werden.

  4. Eigene Felder 
    Sie können in den Einstellungen unter Aufgaben & Zeiterfassung Eigene Felder für Ihre Aufgaben anlegen. Somit können Sie selbst bestimmen, welche Infomationen beim Anlegen neuer Aufgaben erforderlich sind.
 

Mit Erinnerungen arbeiten

 
Erinnerungen können Sie zu jedem neuen Historieneintrag (außer Brief) und in der What's up Box rechts in der Übersicht Ihres Kontaktes, Deals oder Projektes anlegen.

Besonderheiten von Erinnerungen

  1. Erinnerungsfunktion
    Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie rechtzeitig an wichtige Arbeiten erinnert werden. Sei es ein länger bestehendes Angebot nachzufassen oder nicht erreichte Interessenten zu einem anderen Zeitpunkt erneut zu kontaktieren. Hierfür erhalten Sie zusätzlich zur Erinnerung in Deals & Projects eine E-Mail.
     
  2. Erinnerungen zurückstellen
    Alle Erinnerungen werden in der What's up Box im jeweiligen Kontakt, Deal oder Projekt angezeigt. An dieser Stelle können Sie Erinnerungen bearbeiten, löschen und abhaken. Ausnahme stellen überfällige Erinnerungen dar. Diese erscheinen rot und können abgehakt oder zurückgestellt werden, falls Sie erneut daran erinnert werden möchten.
     
  3. Erinnerungen abhaken
    Wenn Sie die Erinnerung nicht mehr benötigen, klicken Sie einfach auf den Haken Erledigen und Ihre Erinnerung verschwindet.